En kanslist ansvarar för medlemsadministrationen i en större förening med ca 4000 medlemmar. I medeltal får kanslisten ca 40 telefonsamtal om dagen angående nya medlemskap eller ändringar av befintlig medlemsinformation. Varje samtal pågår i medel i fyra minuter vilket gör att kanslisten tillbringar ca 2,5 timmar om dagen med att registrera nya medlemmar och ändra redan registrerad information i programmet.

Under ett år så sitter kanslisten ca 540 timmar i telefon med dessa arbetsuppgifter. Utöver dessa telefonsamtal så kommer det också in ändringar via post och e-post.

Efter att ha tecknat ett abonnemang på tjänsten Medlemsservice och efter uppmaning till nya och befintliga medlemmar att registrera sina anmälningar och ändringar direkt på föreningens webbsidor så har antal samtal angående medlemsfrågor minskat med ca 67%. Från att tidigare hantera ca 8 600 medlemsärenden via telefon per år så har nu dessa reducerats till ca 2 800. Resterande 5 800 ärenden kommer nu in via direktregistreringar på Internet och hämtas direkt från medlemsprogrammet.

När kanslisten loggar in i medlemsregistret så sker en automatisk kontroll av eventuella inkomna anmälningar. Om så är fallet får kanslisten en uppmaning att gå till sidan för registervård och där göra en hämtning av medlemsuppdrag från Internetservern.

Kanslisten kan själv besluta om serverkontrollen ska ske automatiskt en gång per dag eller om kanslisten istället ska låta programmet manuellt gå ut på servern och hämta eventuella anmälningar.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

På sidan för registervård behöver kanslisten bara klicka på knappen "Hämta nya medlemmar och adressändringar".

Programmet ansluter nu automatiskt till servern och hämtar eventuella medlemsansökningar och ändringsansökningar.

När hämtningen är avslutad presenteras resultatet i en lista.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

Alla hämtade medlemsuppdrag är rödmarkerade vilket antingen visar att medlemmen inte är registrerad (ny medlem) eller att anmäld medlemsinformation avviker från befintlig medlemsinformation (ändring).

Så fort en medlem är registrerad eller uppdaterad så blir varje rad grönmarkerad. Detta gör det lätt för kanslisten att ha bra kontroll över vilka medlemsuppdrag som redan är åtgärdade.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

Kanslisten behöver nu bara klicka på önskat medlemsuppdrag för att komma till åtgärdssidan.

I detta fall så avser anmälan nytt medlemsskap. På vänstra sidan av bilden visas de medlemsuppgifter som den nya medlemmen skickat.

Nu behöver kanslisten bara klicka på knappen "Skapa ny medlem" så registreras personen som en ny medlem i medlemsregistret och får ett nytt medlemsnummer.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

När den nya medlemmen är skapad så kan kanslisten manuellt registrera eventuell övrig information såsom kategorier och egna uppgifter.

Om den nya medlemmen haft några speciella önskemål så finns dessa noterade i meddelandefältet.

När den nya medlemman är färdigbearbetad så går kanslisten tillbaks till listan och klickar på nästa medlemsuppdrag. I detta fall är det en ändring av befintlig medlemsinformation.
(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

På sidan för ändring av befintlig medlemsinformation så visas anmäld information på den vänstra sidan av skärmbilden och befintlig medlemsinformation på den högra.

Rödmarkerade fält anger att dessa värden skiljer sig mellan anmäld och registrerad information.

Nu kan kanslisten antingen uppdatera alla ändrade registerfält i ett steg genom att klicka på knappen "Uppdatera alla fält" eller uppdatera ett fält i tagen genom att klicka på pilknappen.

(Klicka på skärmbilden ovan för granskning)

SAMMANFATTNING

Att bearbeta varje medlemsuppdrag utan manuella registreringar tar i medeltal ca 20-25 sekunder per uppdrag. Då har hänsyn tagits till att kanslisten tittar igenom anmäld information och kontrollerat att allt verkar vara riktigt.

Detta gör en total tidsåtgång på ca 40 timmar per år. Detta kan jämföras med den manuella hanteringen via telefon som tar motsvarande ca 387 timmar per år.

Kanslisten kan också själv bestämma när hanteringen av inkommande medlemsuppdrag ska ske under dagen. Detta kan nu planeras till tider med mindre arbetsbelastning utan att det påverkar medlemsservice eller övrig administration.

Abonnemanget på tjänsten Medlemsservice har alltså medfört att föreningen sparar 347 timmar per år (8,7 veckor) som föreningen nu kan lägga på andra mer verksamhetsnära aktiviteter.

För tjänsten Medlemsservice betalar föreningen endast 2 950 kronor + moms per år.

För mer information om tjänsten Medlemsservice och medlemsprogrammen inom serien Peak24 Softline kan du ta kontakt med Active Coach Svenska AB.